第一章 总则
第一条 为加强环境与生命科学学院（以下简称“学院”）文件管理的规范化、制度化，提高文件处理效率，确保文件的安全、完整与可追溯性，特制定本管理办法。
第二条 本办法适用于学院所有部门、教职工在教学、科研、管理等活动中产生的各类文件的收集、整理、归档、借阅、销毁等管理活动。
第三条 学院综合办公室负责学院文件日常管理工作，确保文件的及时归档、妥善保管和有效利用。
第二章 文件收集与整理
第四条 学院文件按照内容性质分为教学文件、科研文件、行政文件、学生管理文件、实验室文件等。
第五条 各部门、教职工在教学、科研、管理等活动中产生的文件，应及时收集并整理，确保文件的完整性和准确性。
第六条 文件收集时，应检查文件内容是否完整、格式是否规范、签字盖章是否齐全等，确保文件的有效性。
第七条 文件整理时，应按照文件类型、时间顺序等进行分类、排序，并填写文件目录，便于查找和借阅。
第三章 文件归档与保管
第八条 学院文件实行分类归档制度，各部门文件由部门工作责任人归档管理。
第九条 文件管理部门应对归档文件进行登记、编号、分类存放。
第十条 各部门应设立专门的文件存储区域，确保文件的安全、防潮、防火、防虫等，定期对文件进行清理和检查，确保文件的保存质量。
第四章 文件借阅与复制
第十一条 学院文件借阅实行登记制度，借阅人需填写借阅登记表，经学院负责人审批后，方可借阅。借阅期间，借阅人应妥善保管文件，不得涂改、损坏或丢失。
第十二条 学院文件复制需经管理部门及学院负责人同意，填写文件复印申请单，并注明复制日期和用途。
第五章 文件销毁与保密
第十三条 对于无保存价值或已过保存期限的文件，应经学院负责人审核批注后，方可进行销毁。销毁时应采取安全、环保的方式，确保文件信息不被泄露。
第十四条 学院文件涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的，应严格按照保密规定进行管理，不得擅自泄露或传播。
第六章 附则
第十五条 本办法自发布之日起实施，解释权归环境科学与工程学院所有。
第十六条 本办法将根据学院实际情况及上级部门要求适时修订完善。
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